Quem nunca teve dificuldades para fazer reuniões produtivas que abra primeiro a câmera do notebook. Brincadeiras à parte, o caminho para realizar encontros bem-sucedidos com a equipe pode ser longo e, por isso, dicas para reunião online são sempre bem-vindas.
Antes da pandemia da COVID-19, as reuniões remotas já faziam parte da realidade de alguns profissionais. Porém, após o anúncio da necessidade de distanciamento social, empresas de todos os portes precisaram se adaptar às ferramentas digitais e ao home office.
Com isso, todas as tomadas de decisão e repasses eram resolvidos por meio de reuniões online, causando um aumento expressivo na quantidade de compromissos na agenda.
O tempo passou, mas o volume de reuniões ainda se mantém alto. Uma pesquisa realizada pelo Talenses Group, para a revista Valor, trouxe dados interessantes:
- 51% dos executivos afirmaram que o número de reuniões cresceu no pós-pandemia;
- 49% disseram ter seis ou mais reuniões por semana;
- 63% julgaram que 16% ou mais das reuniões não precisavam ter acontecido, ou foram improdutivas.
Os principais desafios para manter as reuniões produtivas, segundo os entrevistados, são: falta de objetivo claro, ausência de foco dos participantes e conversas sobre temas fora da pauta.
Esses problemas fazem parte da sua realidade de trabalho? Continue a leitura do artigo e aprenda como melhorar a produtividade em reuniões virtuais seguindo dicas simples para organizar os encontros.
Dicas para reunião online: do planejamento a execução
Para evitar os gargalos apontados acima, listamos os cinco passos para uma reunião online bem-sucedida. A preparação é tão fundamental quanto o momento da reunião em si, além do acompanhamento das resoluções definidas com a equipe.
Veja o que fazer em cada etapa para aproveitar melhor o tempo e o conhecimento dos profissionais do seu time.
1. Preparação pré-reunião
A primeira dica para uma reunião online produtiva é escolher uma plataforma de videoconferência fácil de usar. Existem inúmeras opções, como Meet do Google, Zoom, Skype, Teams da Microsoft, entre outras.
Caso a empresa tenha uma ferramenta padrão, utilize essa opção, pois todos já estarão treinados e familiarizados com a plataforma. Em seguida, faça um planejamento da reunião, definindo:
- objetivos do encontro;
- duração da reunião;
- quem precisa participar (não envolva toda equipe desnecessariamente);
- materiais e informações para contextualizar os participantes.
Uma forma de padronizar o processo de preparação é utilizar um modelo para pauta de reunião de equipe como base para organizar as informações e repassá-las com clareza.
Assim, ao incluir a reunião na agenda digital, os envolvidos poderão conferir data, hora e o objetivo do encontro e o que precisam saber para se preparar — use o espaço de observação para incluir os detalhes e enviar links de arquivos.
2. Configuração tecnológica
Um dos gargalos das reuniões online é a qualidade da conexão da internet, que interfere diretamente nas características de áudio e vídeo.
Para garantir a estabilidade da rede, é essencial orientar os membros da equipe sobre as seguintes configurações técnicas:
- proteger a rede doméstica com uma senha forte
- centralizar o roteador na casa para garantir a distribuição uniforme do sinal de internet (se necessário, oriente sobre a compra de um repetidor de sinal);
- limitar a quantidade de dispositivos conectados para manter a qualidade da rede.
⚠️ Se a conexão não se manter estável com esses cuidados, sugira duas opções: um upgrade no plano para ter uma banda larga que atenda melhor às necessidades ou, em último caso, a troca do provedor de internet.
3. Engajamento dos participantes
Outra dica para a reunião online ser produtiva é utilizar estratégias para incentivar a participação ativa e manter o foco do time no que está em discussão.
Quem está no comando da reunião, deve utilizar uma linguagem simples, direta e explicativa. Para complementar, monte uma apresentação e compartilhe a tela com os participantes para mostrar dados, vídeos e relatórios.
Dessa forma, a tela é o ponto de referência e une a equipe, ajudando a manter a concentração.
Outra dica é fazer pausas entre os tópicos e abrir espaço para participação, especialmente em reuniões longas. Em reuniões mais curtas, a interação pode acontecer no final.
4. Gestão do tempo
A gestão de tempo é fundamental para que as reuniões online não sejam vistas pela equipe como “reuniões para nada”. Por isso, é fundamental montar um cronograma para a reunião na fase de planejamento, estimando uma média de duração para cada parte.
Assim, quem está conduzindo o encontro avisa, desde o agendamento, o tempo que cada participante precisará reservar para a redução.
Outra dica para seguir o tempo previsto da reunião online é colocar um alarme na metade da reunião e, depois, outro faltando dez minutos para o fim. Assim, a discussão mantém o foco e finaliza no tempo certo.
5. Ações pós-reunião
A reunião não acaba quando termina. Após finalizar a discussão e definir os planos de ação para implementar as decisões tomadas, é fundamental fazer o follow-up do trabalho.
Assim como a reunião acontece em etapas, o acompanhamento deve ser feito periodicamente para garantir que a equipe trabalhe sem gargalos e possa tirar dúvidas e pedir orientações.
O método SCRUM é excelente para realizar reuniões de follow-up rápidas diariamente e repassar com cada equipe o andamento do trabalho, sem tomar muito tempo da equipe.
Como melhorar a produtividade em reuniões virtuais?
Para melhorar a produtividade em reuniões virtuais, tenha um objetivo e prepare a pauta com todos os tópicos que serão discutidos.
Além disso, oriente a equipe sobre os ajustes técnicos, utilize os recursos da ferramenta de videoconferência para melhorar o engajamento e respeitar o tempo definido para a reunião, acompanhando o desenvolvimento do trabalho.
Com essas dicas para reunião online, você implementa um processo de agendamento e execução fácil de seguir e que toda equipe pode colocar em prática para fazer reuniões mais produtivas.
Aplique as dicas para videoconferências eficazes
Gostou das dicas e quer fazer reuniões mais produtivas na sua empresa, os passos acima vão garantir a eficiência dos próximos encontros online da sua equipe e ainda contribuir para melhores resultados.
A escolha da ferramenta para reuniões é um fator decisivo para obter o máximo de eficiência e engajamento. Para fazer a escolha certa, priorize os sistemas que facilitem a interação e as apresentações online, como a plataforma para reuniões online da Miro.
Assim, suas reuniões remotas serão muito mais humanas, produtivas e divertidas.
